Maîtrisez les listes personnalisées Excel

La création et l’utilisation de listes personnalisées, également appelées « Custom Lists », dans Microsoft Excel peuvent grandement améliorer votre efficacité lors de la saisie de données répétitives ou de la création de formules. Ces listes personnalisées vous permettent de définir des séquences spécifiques de valeurs que vous pouvez ensuite utiliser dans différentes parties de votre feuille de calcul sans avoir à les saisir manuellement à chaque fois. Voici comment vous pouvez créer et utiliser des listes personnalisées dans Excel :

Création d’une liste personnalisée :

1. Accédez aux options Excel : Ouvrez Excel et cliquez sur l’onglet « Fichier » dans le ruban supérieur. Ensuite, sélectionnez « Options » dans le menu de gauche.

2. Accédez aux options avancées : Dans la fenêtre des options Excel, cliquez sur « Options avancées » dans le menu de gauche.

3. Accédez aux options de la liste personnalisée : Faites défiler vers le bas jusqu’à la section « Général » et recherchez le groupe « Options d’édition ». Vous verrez une option appelée « Listes personnalisées… ». Cliquez dessus pour ouvrir la boîte de dialogue « Listes personnalisées ».

4. Définissez votre liste : Dans la boîte de dialogue « Listes personnalisées », vous pouvez saisir vos valeurs directement dans la zone de texte sous « Entrées de la liste » ou bien, si vous avez déjà une liste dans votre feuille de calcul, vous pouvez la sélectionner et cliquer sur « Ajouter ». Assurez-vous que chaque valeur est sur une ligne distincte.

5. Enregistrez votre liste : Une fois que vous avez entré ou ajouté toutes les valeurs de votre liste personnalisée, cliquez sur « Ajouter » pour les enregistrer. Ensuite, cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue.

Utilisation d’une liste personnalisée :

Une fois que vous avez créé une liste personnalisée, vous pouvez l’utiliser dans différentes parties de votre feuille de calcul Excel :

1. Remplissage automatique : Lorsque vous commencez à saisir une valeur qui correspond à une entrée de votre liste personnalisée, Excel vous proposera automatiquement de remplir le reste de la valeur. Par exemple, si vous avez une liste personnalisée contenant les noms des mois et que vous commencez à saisir « Jan », Excel vous proposera de remplir automatiquement « Janvier ».

2. Utilisation dans des formules : Vous pouvez également utiliser votre liste personnalisée dans des formules Excel. Par exemple, si vous avez une liste personnalisée contenant des noms de départements, vous pouvez utiliser cette liste dans une formule de recherche ou de filtrage pour rendre votre analyse de données plus efficace.

3. Validation des données : Vous pouvez utiliser une liste personnalisée comme source de validation des données dans Excel. Cela vous permet de limiter les entrées aux seules valeurs de votre liste, ce qui garantit la cohérence et l’exactitude des données saisies.

4. Tri et filtre : Lorsque vous utilisez le tri ou le filtre dans Excel, vos listes personnalisées seront prises en compte. Cela signifie que vous pouvez trier ou filtrer vos données en fonction des valeurs de votre liste personnalisée.

En utilisant efficacement les listes personnalisées dans Microsoft Excel, vous pouvez gagner du temps et améliorer la précision de vos feuilles de calcul, en particulier lorsque vous travaillez avec des ensembles de données récurrents ou pré-définis.

Bien sûr, plongeons un peu plus en détail dans la création et l’utilisation des listes personnalisées dans Microsoft Excel.

Création d’une liste personnalisée :

Lorsque vous créez une liste personnalisée dans Excel, vous avez plusieurs options pour entrer vos valeurs :

• Saisie manuelle : Vous pouvez saisir directement les valeurs de votre liste personnalisée dans la boîte de dialogue « Listes personnalisées » comme mentionné précédemment. Cela fonctionne bien pour les listes courtes ou pour des séquences de valeurs que vous connaissez déjà.

• Importer depuis une plage de cellules : Si vos valeurs sont déjà présentes dans votre feuille de calcul, vous pouvez les sélectionner et les importer dans la boîte de dialogue « Listes personnalisées ». Cela peut être utile si vous avez une liste étendue ou si vous souhaitez éviter les erreurs de saisie.

• Importer depuis un fichier externe : Vous pouvez également importer une liste de valeurs à partir d’un fichier externe, tel qu’un fichier texte ou un fichier CSV. Cette option est pratique si vous avez une liste déjà organisée dans un autre format que vous souhaitez utiliser dans Excel.

Après avoir créé votre liste personnalisée, il est important de noter qu’elle sera disponible pour une utilisation dans n’importe quelle feuille de calcul Excel ouverte sur votre ordinateur.

Utilisation d’une liste personnalisée :

• Remplissage automatique avancé : Lorsque vous commencez à saisir une valeur dans une cellule et que cette valeur correspond à une entrée de votre liste personnalisée, Excel propose de remplir automatiquement le reste de la valeur. Par exemple, si votre liste comprend des noms de clients et que vous commencez à taper le nom d’un client, Excel vous aidera à compléter automatiquement le reste du nom.

• Utilisation dans des formules : Vous pouvez utiliser votre liste personnalisée dans des formules Excel pour simplifier vos calculs et analyses. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction COUNTIF pour compter le nombre d’occurrences d’une valeur spécifique dans une plage de cellules en référençant votre liste personnalisée.

• Validation des données avancée : En utilisant la fonctionnalité de validation des données dans Excel, vous pouvez restreindre les entrées dans une cellule à des valeurs spécifiques de votre liste personnalisée. Cela garantit que seules les valeurs valides sont saisies, ce qui réduit les erreurs et maintient la cohérence des données.

• Utilisation dans les tableaux croisés dynamiques : Lorsque vous créez un tableau croisé dynamique pour analyser vos données, vous pouvez utiliser votre liste personnalisée comme source de champs pour regrouper et filtrer vos données de manière plus efficace.

En intégrant les listes personnalisées dans votre flux de travail Excel, vous pouvez simplifier la saisie des données, améliorer la précision de vos analyses et gagner du temps lors de la création de rapports et de tableaux de bord.