Guide complet des modèles Outlook

Les modèles, ou templates, dans Microsoft Outlook sont des outils pratiques qui permettent aux utilisateurs de créer et d’envoyer des emails plus rapidement et efficacement. Voici comment les utiliser :

1. Créer un modèle :

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   • Ouvrez Outlook et cliquez sur l’onglet « Accueil » dans le ruban.
   • Sélectionnez « Nouveau courrier électronique » pour composer un nouveau message.
   • Composez votre message comme vous le feriez normalement, en incluant le sujet, le corps du message, et tout autre élément nécessaire.
   • Une fois que votre message est prêt, cliquez sur « Fichier » dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Outlook.
   • Dans le menu déroulant, sélectionnez « Enregistrer sous ».
   • Choisissez « Modèle Outlook » dans le menu déroulant « Type de fichier ».
   • Nommez votre modèle et cliquez sur « Enregistrer ».

2. Utiliser un modèle existant :

   • Pour utiliser un modèle que vous avez déjà créé, ouvrez Outlook et cliquez sur l’onglet « Accueil ».
   • Sélectionnez « Nouveau élément » dans le ruban.
   • Choisissez « Choisir un formulaire » dans le menu déroulant.
   • Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez « Modèles Outlook » dans la liste déroulante « Rechercher dans ».
   • Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser dans la liste des modèles disponibles, puis cliquez sur « Ouvrir ».
   • Le modèle s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre avec le sujet, le corps et tout autre contenu que vous avez inclus. Vous pouvez alors le modifier selon vos besoins.

3. Modifier un modèle existant :

   • Si vous avez besoin de modifier un modèle existant, ouvrez Outlook et accédez à la section « Accueil ».
   • Sélectionnez « Nouveau élément » dans le ruban.
   • Choisissez « Choisir un formulaire » dans le menu déroulant.
   • Sélectionnez « Modèles Outlook » dans la liste déroulante « Rechercher dans ».
   • Choisissez le modèle que vous souhaitez modifier dans la liste, puis cliquez sur « Ouvrir ».
   • Apportez les modifications nécessaires au modèle, telles que la mise à jour du sujet, du corps ou des destinataires.
   • Une fois les modifications effectuées, enregistrez le modèle mis à jour en suivant les mêmes étapes que pour la création d’un nouveau modèle.

4. Envoyer un email à partir d’un modèle :

   • Pour envoyer un email à partir d’un modèle, ouvrez Outlook et accédez à l’onglet « Accueil ».
   • Cliquez sur « Nouveau élément » dans le ruban.
   • Choisissez « Choisir un formulaire » dans le menu déroulant.
   • Sélectionnez « Modèles Outlook » dans la liste déroulante « Rechercher dans ».
   • Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur « Ouvrir ».
   • Le modèle s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur « Envoyer » lorsque vous êtes prêt à envoyer le message.

En utilisant efficacement les modèles dans Microsoft Outlook, les utilisateurs peuvent gagner du temps et améliorer leur productivité en automatisant une partie du processus de création et d’envoi d’emails.

Bien sûr, voici des informations supplémentaires sur l’utilisation des modèles dans Microsoft Outlook :

5. Gestion des modèles :

   • Pour gérer vos modèles, vous pouvez accéder au dossier des modèles Outlook. Pour ce faire, ouvrez Outlook, puis cliquez sur « Fichier » dans le coin supérieur gauche.
   • Sélectionnez « Options » dans le menu déroulant, puis choisissez « Courrier » dans la liste des options.
   • Dans la fenêtre Options Outlook, cliquez sur « Options avancées ».
   • Faites défiler vers le bas jusqu’à la section « Exporter » et cliquez sur « Modèles ».
   • À partir de là, vous pouvez exporter, importer, supprimer ou modifier des modèles Outlook selon vos besoins.

6. Personnalisation des modèles :

   • Les modèles Outlook peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez inclure des champs de fusion pour personnaliser les messages pour chaque destinataire.
   • Pour personnaliser un modèle, ouvrez le modèle dans Outlook, puis cliquez sur « Options » dans le ruban.
   • Dans la section « Outils de modèles », vous pouvez ajouter des champs de fusion, insérer des pièces jointes, ou même incorporer des images ou des liens hypertexte.

7. Utilisation avancée des modèles :

   • Les modèles Outlook peuvent être utilisés pour automatiser des tâches récurrentes, telles que l’envoi de rapports ou de notifications.
   • Vous pouvez créer des règles de boîte de réception pour répondre automatiquement à certains types de messages avec un modèle spécifique. Cela peut être utile pour les réponses automatiques aux demandes de renseignements ou aux demandes de réunion.
   • De plus, les modèles peuvent être utilisés en conjonction avec d’autres fonctionnalités d’Outlook, telles que les tâches ou les rendez-vous du calendrier, pour créer des processus de travail plus efficaces et cohérents.

En résumé, les modèles Outlook sont un outil puissant pour automatiser et rationaliser le processus de création et d’envoi d’emails. En les utilisant de manière efficace, les utilisateurs peuvent économiser du temps, réduire les erreurs et améliorer leur productivité globale dans Microsoft Outlook.