La Gestion de Réunion : La Phase 2 – Pendant l’Exécution de l’Assemblée
La gestion d’une réunion ne se résume pas à une simple planification en amont. L’aboutissement de cette préparation repose en grande partie sur la phase de gestion effective de la réunion elle-même, c’est-à-dire la phase pendant l’exécution de l’assemblée. C’est une étape déterminante où se jouent la réussite ou l’échec des objectifs fixés. Il est crucial de savoir comment guider les participants, maintenir l’ordre et garantir que chaque sujet de l’ordre du jour soit abordé de manière productive.
1. L’ouverture de la réunion
Une réunion débute par un moment d’introduction où il est essentiel de créer une atmosphère propice à la communication. L’ouverture doit être claire, concise et engageante. Le président de séance ou l’animateur doit se présenter brièvement pour établir son autorité et sa légitimité. Ensuite, il est indispensable de rappeler l’objectif principal de la réunion, les points à discuter ainsi que les attentes par rapport aux résultats. La gestion du temps commence dès l’introduction et il est de la responsabilité de l’animateur de signaler combien de temps est alloué à chaque point de l’ordre du jour, afin d’éviter les débordements et de maintenir la réunion sur la bonne voie.
1.1 Créer une ambiance collaborative
L’ouverture de la réunion est aussi le moment idéal pour instaurer un climat collaboratif. Le leader doit s’assurer que tous les participants se sentent impliqués. Cela peut inclure des messages motivants, une reconnaissance des contributions passées ou des remerciements pour la participation. Cette phase, bien que courte, doit permettre aux participants de se sentir à l’aise et prêts à contribuer activement à la discussion.
2. La gestion du temps
Une des clés de la réussite de toute réunion réside dans la gestion efficace du temps. Chaque point de l’ordre du jour doit se voir attribuer une durée spécifique et le modérateur doit veiller à ce que ces délais soient respectés. La gestion du temps n’implique pas seulement de s’assurer que la réunion ne dépasse pas la durée prévue, mais aussi de maintenir le focus sur les sujets traités sans entrer dans des digressions inutiles.
Pour ce faire, il est important de suivre un ordre du jour structuré, tout en étant flexible pour ajuster les discussions si nécessaire. Les interventions doivent être concises et orientées vers les résultats afin de maximiser l’efficacité des échanges. Les interrompre poliment et réorienter la discussion vers les objectifs peut s’avérer nécessaire pour garantir que le temps soit utilisé de manière productive.
2.1 Respect des délais et transitions fluides
Lorsque chaque sujet a été traité selon le temps imparti, le président de réunion doit passer au point suivant sans perte de temps. Les transitions entre les points doivent être fluides et bien orchestrées pour éviter que les participants ne se sentent perdus ou désengagés. Le leadership de la réunion repose en grande partie sur cette capacité à assurer une dynamique de groupe fluide et bien rythmée.
3. La gestion de la dynamique de groupe
Un autre défi majeur pendant la réunion est la gestion de la dynamique de groupe. Il est essentiel de garantir que tous les participants aient une voix et puissent s’exprimer sur les sujets abordés. Le rôle du président est de faciliter les échanges tout en évitant que certaines personnes monopolisent la parole. Ce rôle de médiateur consiste à encourager les plus réservés à prendre la parole et à gérer les personnalités plus dominantes de manière respectueuse, mais ferme.
3.1 Encourager la participation active
L’animateur doit activement encourager la participation de tous. Cela peut inclure des invitations directes à intervenir, des questions ouvertes pour susciter la réflexion, ou des rondes de parole où chacun est invité à donner son avis. Il doit aussi s’assurer que les personnes qui parlent respectent les règles de courtoisie et que leurs interventions restent pertinentes par rapport aux discussions en cours.
3.2 Gérer les conflits
Les divergences d’opinions sont inévitables dans toute réunion, surtout quand plusieurs parties prenantes sont impliquées. Il est donc crucial que le modérateur sache gérer les conflits qui peuvent survenir. La gestion des conflits ne signifie pas seulement intervenir lors de situations de tension, mais aussi créer un environnement où les opinions divergentes sont accueillies de manière constructive. Il s’agit d’encadrer les débats de façon respectueuse, en garantissant que les désaccords ne bloquent pas le processus décisionnel.
4. L’utilisation des outils visuels et technologiques
De nos jours, les outils visuels et technologiques jouent un rôle central dans la gestion des réunions. Que ce soit pour présenter des documents, afficher des tableaux, ou partager des présentations en ligne, l’utilisation de ces outils permet de renforcer la clarté et l’impact des informations échangées.
4.1 Utilisation d’un projecteur, d’un tableau blanc ou d’une plateforme virtuelle
En fonction de la nature de la réunion (physique ou virtuelle), l’animateur doit s’assurer que tous les outils nécessaires sont prêts et fonctionnels. Par exemple, dans une réunion virtuelle, il est important que les participants aient accès à une plateforme stable (Zoom, Teams, Google Meet, etc.). De même, dans une réunion en présentiel, un projecteur ou un tableau blanc bien utilisé peut aider à mieux illustrer les points discutés.
4.2 Applications de gestion collaborative
Certaines réunions peuvent bénéficier de solutions collaboratives telles que des outils de prise de notes partagées (Google Docs, Notion), des systèmes de vote en temps réel, ou des plateformes de gestion de projet qui permettent de suivre l’avancement des actions décidées. L’usage de ces outils facilite la gestion de l’information en temps réel et permet de capturer les décisions et points clés de manière efficace.
5. Suivi de l’ordre du jour
Une des responsabilités cruciales du président est de s’assurer que l’ordre du jour est respecté. Cela nécessite une vigilance constante pour éviter que des sujets non planifiés n’interviennent, ce qui risquerait de faire perdre le focus à la réunion. Si des points non prévus doivent absolument être abordés, il est préférable de les reporter à la fin de la réunion ou de les inscrire à l’ordre du jour d’une future rencontre.
5.1 Maintenir l’équilibre entre rigidité et flexibilité
Bien qu’il soit important de respecter l’ordre du jour, il est également nécessaire de faire preuve de flexibilité lorsque des discussions importantes mais imprévues émergent. Le rôle du modérateur est de trouver un équilibre entre maintenir la réunion sur les rails et permettre des ajustements si les sujets discutés revêtent une importance particulière pour les participants.
6. Clôture de la réunion et prochaines étapes
À la fin de la réunion, il est essentiel de faire un récapitulatif des points abordés et des décisions prises. Cette récapitulation permet non seulement de confirmer les actions à entreprendre, mais aussi de s’assurer qu’aucun détail important n’a été négligé. L’animateur doit clairement indiquer les prochaines étapes et attribuer des responsabilités spécifiques aux participants, en précisant les délais associés à chaque tâche.
6.1 Synthèse des décisions et des actions
La clôture d’une réunion efficace repose sur une synthèse claire et une distribution des responsabilités. L’animateur doit également donner des informations sur la manière dont les décisions seront suivies et rappelées lors de futures réunions ou échanges. Ce processus permet d’ancrer les décisions dans la réalité et de renforcer l’engagement des participants.
Conclusion
La phase pendant l’exécution de la réunion est cruciale pour l’efficacité et l’atteinte des objectifs fixés. Elle nécessite une gestion proactive du temps, des dynamiques de groupe, et des outils de communication. Un bon animateur saura guider la réunion de manière structurée, tout en étant suffisamment flexible pour gérer les imprévus, maintenir la participation active et assurer la prise de décision collective. La réussite d’une réunion dépend avant tout de la capacité du modérateur à conduire le groupe de manière fluide et productive vers des résultats concrets.
