Quand faut-il recourir au délégage ? Quand doit-on opter pour une gestion de type microgestion ?
La gestion d’une entreprise ou d’une organisation implique des décisions stratégiques à divers niveaux, dont celle de savoir quand déléguer une tâche ou lorsqu’il est nécessaire d’adopter une gestion plus détaillée et plus proche du terrain. Ces deux pratiques, à savoir le délégage et la microgestion, jouent des rôles cruciaux dans l’optimisation de la productivité et la performance d’une équipe. Cependant, leur application dépend de plusieurs facteurs, tels que les objectifs de l’entreprise, la nature des tâches à accomplir, ainsi que le profil et les compétences des collaborateurs.
Dans cet article, nous allons explorer les circonstances dans lesquelles il est préférable de recourir au délégage, ainsi que les situations où une gestion plus détaillée (ou microgestion) pourrait être nécessaire. En outre, nous verrons comment ces deux approches peuvent coexister pour renforcer l’efficacité organisationnelle.
La notion de délégation
Le délégage en gestion désigne le processus par lequel un manager confie une tâche ou une responsabilité à un subordonné ou à une autre personne compétente. Cette technique est couramment utilisée pour distribuer le travail et permettre à un responsable de se concentrer sur des tâches plus stratégiques ou plus complexes. Le délégage repose sur la confiance, la compétence et l’autonomie des individus à qui les tâches sont confiées.
Quand faut-il recourir à la délégation ?
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Renforcer l’autonomie et la responsabilisation des collaborateurs :
L’un des moments idéaux pour déléguer est lorsque vous souhaitez développer les compétences et la responsabilité de vos collaborateurs. Déléguer une tâche à un employé permet non seulement de lui faire confiance, mais aussi de lui offrir l’opportunité de prendre des décisions et d’assumer des responsabilités. Cela crée un environnement propice à l’autonomie, essentiel pour favoriser l’innovation et la créativité au sein des équipes. -
Libérer du temps pour des tâches stratégiques :
Lorsqu’un manager est submergé par des tâches opérationnelles et manuelles, il est impératif de déléguer certaines d’entre elles afin de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela peut inclure la gestion des stratégies, la prise de décisions à long terme ou l’interaction avec des partenaires extérieurs. -
Exploiter l’expertise des collaborateurs :
Un manager qui reconnaît les compétences particulières de ses collaborateurs peut déléguer des tâches spécifiques à ceux qui possèdent l’expertise nécessaire. Par exemple, un responsable d’équipe peut confier la gestion de la communication interne à un membre du personnel qui excelle dans ce domaine. De cette manière, l’organisation bénéficie des compétences de ses employés, tout en renforçant leur sentiment de reconnaissance et leur engagement. -
Accélérer la prise de décision :
Dans des situations où des décisions doivent être prises rapidement, il est souvent plus efficace de déléguer la prise de décision à ceux qui sont au plus près de l’action. Cela permet de gagner en réactivité et d’éviter les lenteurs administratives qui peuvent ralentir l’organisation. -
Encourager la croissance professionnelle :
Déléguer des responsabilités importantes permet aux employés de se former à de nouvelles compétences, de prendre des initiatives et de se préparer à des rôles de direction à l’avenir. Une telle approche est bénéfique à la fois pour l’organisation et pour l’employé, car elle favorise le développement professionnel continu.
La microgestion : définition et raisons d’y recourir
La microgestion fait référence à un style de gestion où le responsable intervient de manière excessive dans les détails des tâches de ses collaborateurs, en supervisant chaque étape de leur travail. Contrairement à la délégation, la microgestion repose sur une gestion plus contrôlante et moins autonome.
Quand faut-il opter pour une gestion détaillée (microgestion) ?
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En cas de crise ou de situation urgente :
Dans des circonstances exceptionnelles, telles qu’une crise ou une situation imprévue nécessitant des ajustements rapides, il peut être nécessaire de reprendre un contrôle très serré sur les processus. Une supervision étroite est alors indispensable pour éviter toute erreur ou confusion qui pourrait aggraver la situation. -
Lorsque la performance d’un collaborateur est insuffisante :
La microgestion peut également être utilisée pour corriger le travail d’un employé dont les performances sont insatisfaisantes. En adoptant une approche plus directrice, un manager peut identifier les domaines spécifiques où un employé a besoin d’amélioration et lui fournir des directives plus précises et immédiates. -
Pour des tâches critiques ou sensibles :
Certaines tâches, notamment celles qui sont sensibles ou stratégiques, peuvent nécessiter une attention particulière. La microgestion devient ainsi nécessaire lorsque l’enjeu est élevé, comme dans des projets de grande envergure, la gestion de budgets importants ou la sécurité des données sensibles. -
Lorsque le collaborateur manque de formation ou de compétences :
Si un employé ne maîtrise pas totalement les compétences nécessaires pour accomplir une tâche, il peut être judicieux de superviser de près son travail pour s’assurer qu’il respecte les procédures et minimise les erreurs. Cela est particulièrement vrai pour les jeunes recrues ou les employés récemment affectés à de nouvelles fonctions. -
Dans les environnements très réglementés ou hautement standardisés :
Dans des secteurs où la conformité et les normes sont primordiales, comme dans l’industrie pharmaceutique, la finance ou la santé, une gestion détaillée peut être indispensable pour garantir que chaque action respecte scrupuleusement les règles et les protocoles de sécurité. Dans ce contexte, la microgestion permet de maintenir la qualité et de prévenir toute dérive.
Les avantages et inconvénients de chaque approche
Les avantages de la délégation :
- Autonomie accrue des collaborateurs : Le délégage permet aux employés de prendre des décisions par eux-mêmes, favorisant ainsi un climat de confiance et de motivation.
- Meilleure répartition des responsabilités : En répartissant les tâches, le manager peut se concentrer sur des missions stratégiques plus larges.
- Renforcement de la collaboration : La délégation encourage la collaboration interdisciplinaire et améliore les compétences collectives de l’équipe.
- Optimisation des performances organisationnelles : En responsabilisant les membres de l’équipe, l’organisation peut accélérer l’exécution des tâches.
Les inconvénients de la délégation :
- Perte de contrôle : Trop déléguer peut mener à une perte de contrôle sur les processus, surtout si les responsables délégataires ne sont pas suffisamment compétents ou expérimentés.
- Risque d’erreurs : Si la délégation est mal faite, des erreurs peuvent se produire, notamment si la communication est insuffisante ou si les objectifs ne sont pas clairement définis.
Les avantages de la microgestion :
- Contrôle précis : La microgestion permet une supervision stricte des actions et des décisions, garantissant une qualité constante.
- Réduction des erreurs : Une gestion rapprochée peut aider à éviter les erreurs et à garantir que les normes sont respectées.
- Adaptation rapide aux changements : Dans les situations urgentes, une gestion détaillée permet une réaction immédiate face aux événements.
Les inconvénients de la microgestion :
- Démotivation des collaborateurs : La microgestion peut entraîner une perte de motivation et d’autonomie chez les employés, qui se sentent souvent étouffés par un contrôle excessif.
- Perte de temps pour le manager : En supervisant chaque détail, le manager gaspille de son temps et se prive de la possibilité de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
- Frein à l’innovation : Une gestion trop stricte empêche les collaborateurs de prendre des initiatives, limitant ainsi la créativité et la flexibilité nécessaires à l’innovation.
Conclusion
Le délégage et la microgestion ne sont pas des concepts opposés, mais des outils qui doivent être utilisés de manière judicieuse en fonction des situations spécifiques auxquelles un manager fait face. Recourir au délégage permet de renforcer l’autonomie des collaborateurs et d’optimiser le temps du manager, tout en favorisant le développement des compétences de l’équipe. En revanche, la microgestion, bien que parfois nécessaire dans des situations de crise ou de contrôle strict, doit être évitée dans la mesure du possible, car elle risque de nuire à la motivation et à la créativité des employés.
Ainsi, l’art de la gestion repose sur la capacité à équilibrer ces deux approches en fonction des défis auxquels l’organisation est confrontée. Une gestion équilibrée, reposant sur une délégation stratégique et un contrôle précis là où il est nécessaire, est essentielle pour garantir l’efficacité à long terme.
