Les compétences essentielles pour mener des entretiens personnels efficaces
L’entretien personnel est une compétence clé dans divers contextes professionnels, allant du recrutement à la gestion des ressources humaines, en passant par les études de marché et la recherche. La capacité à mener un entretien personnel de manière efficace permet non seulement de recueillir des informations pertinentes, mais aussi de créer une atmosphère de confiance, essentielle pour obtenir des réponses authentiques et précises. Cet article explore les compétences essentielles nécessaires pour réaliser des entretiens personnels de manière professionnelle, tout en mettant l’accent sur les meilleures pratiques et les pièges à éviter.
1. La préparation : Une étape incontournable
La préparation est la première étape cruciale pour mener un entretien personnel réussi. Cela implique plusieurs sous-étapes qui permettent de définir clairement les objectifs de l’entretien, d’élaborer des questions pertinentes et de se renseigner sur le sujet ou la personne à interroger.
a. Définir les objectifs de l’entretien
Avant même de commencer à formuler des questions, il est essentiel de définir clairement les objectifs de l’entretien. Que l’entretien soit réalisé dans le cadre d’un processus de recrutement, d’une étude de marché, ou même d’une analyse de performance, il est indispensable de savoir ce que l’on cherche à découvrir. Il peut s’agir de recueillir des informations sur les compétences d’un candidat, de comprendre les besoins d’un client ou de collecter des données sur une situation particulière.
b. Recherche préalable
Pour un entretien personnel fructueux, il est également essentiel de faire des recherches sur la personne à interroger, qu’il s’agisse d’un candidat pour un poste ou d’un expert sur un sujet donné. Cela peut inclure la consultation de son CV, de ses publications précédentes, ou de son historique professionnel, afin de mieux comprendre son parcours et de poser des questions plus pertinentes.
c. Préparer des questions ouvertes
Les questions ouvertes sont une arme puissante dans le cadre des entretiens personnels. Elles permettent au participant de s’exprimer librement et d’approfondir ses réponses. Par exemple, plutôt que de demander « Avez-vous de l’expérience dans ce domaine ? », il est plus productif de demander « Pouvez-vous me parler de votre expérience dans ce domaine et comment elle a influencé votre approche professionnelle ? ». Cette approche permet de recueillir des informations détaillées et précises.
2. L’écoute active : L’art de comprendre au-delà des mots
Une des compétences les plus cruciales lors d’un entretien personnel est l’écoute active. Elle va bien au-delà du simple fait d’entendre les mots prononcés par l’interviewé ; elle consiste à comprendre le message sous-jacent, à déceler les nuances dans la manière dont les informations sont partagées et à poser des questions de relance pour approfondir certaines réponses.
a. Montrer un intérêt sincère
L’écoute active commence par une attention totale au participant. Il est important de maintenir un contact visuel et d’adopter une posture ouverte et réceptive. Un sourire, un hochement de tête ou un petit geste de la main peuvent renforcer l’aspect positif et bienveillant de l’entretien. En montrant un réel intérêt pour ce que l’interviewé dit, on lui permet de se sentir à l’aise et d’ouvrir davantage sa pensée.
b. Poser des questions de relance
Les questions de relance sont des outils précieux pour encourager l’interviewé à élaborer davantage. Par exemple, des questions comme « Pouvez-vous m’en dire plus ? » ou « Quelles ont été les conséquences de cette décision ? » invitent à approfondir les réponses et permettent de mieux comprendre les motivations, les réflexions ou les actions du participant.
c. Résumer et clarifier
Pour s’assurer de bien comprendre l’interviewé, il est parfois utile de résumer ce qu’il a dit et de demander confirmation. Des phrases comme « Si je comprends bien, vous dites que… » ou « Vous voulez dire que… » permettent non seulement de vérifier la compréhension, mais aussi de montrer à l’interviewé que ses propos sont pris au sérieux.
3. La gestion du temps : Rester concis tout en explorant
Une des difficultés majeures d’un entretien personnel est de gérer le temps efficacement. Il est important de s’assurer que l’entretien dure suffisamment longtemps pour aborder tous les points essentiels, mais sans être trop long au risque de fatiguer le participant.
a. Planification de l’entretien
Bien que l’entretien soit un processus conversationnel, il est crucial de respecter une certaine structure. Il est utile de diviser l’entretien en différentes sections : introduction, exploration des points principaux, questions de clarification, et conclusion. Chaque section doit être temporellement équilibrée afin de ne pas laisser certains sujets inexplorés.
b. Maintenir le fil conducteur
Au fur et à mesure de l’entretien, il est facile de se laisser emporter par des sujets périphériques. Cependant, pour rester productif et concentré, il est essentiel de revenir régulièrement au fil conducteur de l’entretien. Si un sujet secondaire est abordé de manière trop approfondie, il est possible de le reprendre après avoir couvert les points principaux.
c. Utilisation d’un chronomètre
Dans les entretiens plus longs, il peut être judicieux de surveiller le temps à l’aide d’un chronomètre, ou même d’un calendrier prévu à l’avance, afin de s’assurer que l’on respecte les limites de temps tout en explorant tous les aspects nécessaires.
4. Créer un climat de confiance : La clé d’un entretien fructueux
La réussite d’un entretien dépend largement de la relation de confiance qui se développe entre l’intervieweur et l’interviewé. Ce climat de confiance est essentiel pour encourager des réponses sincères et ouvertes.
a. Instaurer un environnement confortable
L’environnement de l’entretien joue un rôle crucial. Un lieu calme, bien éclairé et sans distractions est nécessaire pour assurer une conversation fluide. Il est aussi important de veiller à ce que l’interviewé se sente à l’aise, qu’il soit assis confortablement et que les conditions physiques ne viennent pas interférer avec le bon déroulement de l’entretien.
b. Créer un rapport
L’établissement d’un rapport positif avec l’interviewé est crucial. Cela peut être facilité par une simple conversation informelle avant de commencer l’entretien proprement dit, en posant des questions générales et en établissant une relation de respect et de compréhension mutuelle.
c. Respecter l’intimité et la confidentialité
Les informations partagées lors d’un entretien peuvent parfois être sensibles. Il est donc important de rassurer l’interviewé sur la confidentialité de ses propos. Respecter cette confidentialité crée non seulement un climat de confiance, mais c’est aussi une question d’éthique professionnelle. Informer à l’avance sur les modalités de traitement des données recueillies est une bonne pratique.
5. L’objectivité et l’éthique : La nécessité d’une approche neutre
L’objectivité est une compétence clé qui garantit que l’entretien se déroule de manière impartiale. Il est important de ne pas laisser ses propres opinions ou jugements influencer l’entretien. Chaque question et chaque réponse doivent être traitées avec le même niveau de sérieux, indépendamment des différences culturelles, personnelles ou professionnelles.
a. Eviter les biais
Les biais cognitifs, comme le biais de confirmation ou le biais d’ancrage, peuvent facilement se glisser dans un entretien. Le biais de confirmation, par exemple, consiste à chercher des réponses qui confirment une hypothèse préexistante. Pour éviter cela, il est important de garder une attitude ouverte et de permettre à l’interviewé d’exposer ses idées sans préjugés.
b. Rester respectueux
Il est crucial de maintenir un respect constant envers l’interviewé, en particulier lorsque des sujets sensibles sont abordés. Il faut éviter les questions intrusives ou les commentaires qui pourraient mettre la personne mal à l’aise.
c. Transparence
Les intervieweurs doivent toujours être transparents concernant les objectifs de l’entretien. Les personnes interrogées doivent être informées de la nature de l’entretien et de la façon dont leurs réponses seront utilisées, afin de respecter leur droit à l’information.
Conclusion
En conclusion, mener un entretien personnel efficace nécessite un ensemble de compétences interconnectées qui vont de la préparation rigoureuse à l’écoute active, en passant par une gestion minutieuse du temps et la création d’un environnement de confiance. La maîtrise de ces compétences permet non seulement d’obtenir des informations précieuses, mais aussi de renforcer la qualité des relations professionnelles. En cultivant une approche objective, respectueuse et éthique, les intervieweurs peuvent garantir des entretiens fructueux, bénéfiques pour les deux parties et propices à une prise de décision éclairée.
