Comment mettre fin à une conversation professionnelle indésirable ?
Dans un contexte professionnel, il est fréquent de se retrouver dans des situations où une conversation peut devenir inconfortable, inutile, ou non pertinente pour l’objectif de l’échange. Les raisons peuvent être multiples : divergences d’opinion, sujet inapproprié, relations tendues, ou simplement un manque d’intérêt pour la discussion en cours. Toutefois, il est crucial de savoir comment gérer ces moments de manière diplomatique et professionnelle, sans compromettre la relation de travail ni la dynamique de groupe. Cet article explore les meilleures pratiques pour mettre fin à une conversation professionnelle indésirable de manière efficace, respectueuse et constructive.
1. Reconnaître la situation
La première étape pour mettre fin à une conversation professionnelle indésirable est d’identifier le moment où il est nécessaire de l’interrompre. Cela peut être dû à plusieurs facteurs, comme des discussions qui ne mènent nulle part, des échanges qui tournent en rond, ou encore des conversations qui deviennent trop personnelles ou émotionnelles pour un cadre professionnel. Il est essentiel de rester attentif aux signaux non verbaux et verbaux de l’autre personne pour détecter si la conversation est devenue inconfortable ou inefficace pour les deux parties.
Les signes qui indiquent qu’une conversation doit se terminer :
- Les digressions inutiles : Lorsque la discussion s’éloigne de l’objet initial.
- Les tensions croissantes : Si les émotions commencent à prendre le dessus.
- L’absence de progression : Si la conversation ne produit aucun résultat concret ou solution.
- Le manque d’intérêt manifeste : Lorsque l’un des participants montre des signes d’ennui ou de désengagement (regarder l’horloge, réponse courte, etc.).
2. Rester calme et professionnel
La clé pour gérer une conversation difficile ou indésirable est de maintenir un ton calme et professionnel. Peu importe la situation, il est impératif de ne pas se laisser emporter par les émotions. Ne montrer aucun signe de frustration, de colère ou de mécontentement. En restant calme, vous pouvez maintenir la situation sous contrôle, ce qui permet de mettre fin à la conversation de manière respectueuse, sans exacerber les tensions.
Quelques conseils pour rester calme :
- Respirez profondément pour vous recentrer.
- Utilisez un ton neutre et posé pour éviter d’aggraver la situation.
- Ne réagissez pas sur le vif : prenez un moment pour formuler vos pensées de manière réfléchie.
3. Interrompre poliment la conversation
Une fois que vous avez identifié qu’il est nécessaire de mettre fin à la conversation, il est essentiel de le faire de manière polie, mais ferme. Cela implique d’utiliser des formules de politesse tout en étant direct. La manière de formuler l’interruption est cruciale : il est important de faire comprendre à l’autre personne que la conversation doit cesser sans qu’elle se sente rejetée ou négligée.
Exemples de phrases pour interrompre poliment :
- « Je vous remercie pour cette discussion, mais je pense qu’il serait préférable de revenir à ce sujet plus tard. »
- « Je vois que nous avons abordé tous les points nécessaires pour l’instant, nous pourrons reprendre cette conversation à un autre moment. »
- « Je vous remercie pour vos idées, mais je pense qu’il serait plus productif de discuter de ce sujet lors de la prochaine réunion. »
- « Nous avons évoqué les points essentiels. Je propose que nous en restions là pour aujourd’hui. »
L’utilisation de ces formules permet d’envoyer un signal clair sans être brusque. Vous pouvez également exprimer de la reconnaissance pour l’effort de l’autre personne, même si la conversation n’a pas été productive.
4. Rediriger la conversation vers un sujet pertinent
Si vous devez mettre fin à une conversation indésirable, vous pouvez aussi rediriger la discussion vers un sujet plus pertinent ou en lien avec l’objectif de la rencontre. Cela permet de maintenir l’orientation professionnelle de l’échange tout en clôturant élégamment la conversation en cours. Ce redirectionnement peut être subtile, en amenant l’attention de l’autre personne vers un point plus constructif ou une autre priorité de l’entreprise.
Exemple de redirection :
- « Je comprends vos préoccupations, mais peut-être que nous devrions nous concentrer sur la tâche à accomplir pour aujourd’hui. Nous pourrons revenir à ce point plus tard. »
- « Pour avancer, parlons plutôt de l’avancement du projet X que de ce sujet qui semble moins prioritaire. »
Cette technique permet de recentrer l’échange sur des objectifs communs et de ne pas laisser la conversation s’enliser inutilement.
5. Faire preuve d’empathie
Mettre fin à une conversation indésirable ne signifie pas nécessairement couper court de manière brutale. Il est souvent utile d’utiliser l’empathie pour faire comprendre à l’autre personne que vous comprenez ses intentions ou ses préoccupations, tout en suggérant un moment plus approprié pour en discuter. L’empathie permet d’adoucir le processus d’interruption, créant ainsi un climat de compréhension mutuelle.
Comment faire preuve d’empathie ?
- Reconnaître l’importance du point soulevé : « Je comprends que ce sujet soit important pour vous. »
- Suggérer une alternative constructive : « Peut-être que nous pourrions discuter de cela lors de notre prochaine réunion. »
- Exprimer de la reconnaissance pour l’interlocuteur : « Je vois que vous avez réfléchi à ce point, merci pour vos efforts. Nous aborderons ce sujet plus en détail plus tard. »
6. Utiliser les gestes non verbaux
Dans certaines situations, il est plus facile d’interrompre la conversation sans avoir à prononcer de mots. Le langage corporel peut être un outil puissant pour signaler que la conversation doit se terminer. Des gestes tels que se lever légèrement, regarder l’horloge, ou même se diriger vers la sortie peuvent indiquer subtilement qu’il est temps de conclure l’échange.
Quelques exemples de gestes non verbaux :
- Changer de posture : Se redresser ou se tourner légèrement vers la sortie.
- Regarder l’horloge : Cela montre que vous devez vous rendre à un autre engagement.
- Faire un geste de la main : Un léger geste de la main peut être interprété comme un signal pour conclure.
Les gestes doivent toutefois être utilisés avec tact et dans un contexte approprié. Un geste trop brusque peut être perçu comme une forme de rejet, ce qui n’est pas souhaité dans un cadre professionnel.
7. Proposer un suivi après la conversation
Si la conversation a été sur un sujet important ou pertinent, mais que le moment n’était pas propice pour continuer, proposer un suivi est une excellente manière de clôturer la discussion tout en laissant une porte ouverte pour un futur échange. Cela permet de rassurer votre interlocuteur que son point de vue a été entendu et qu’il sera pris en compte plus tard.
Exemple de proposition de suivi :
- « Je comprends que ce sujet mérite plus de temps, organisons un point de suivi la semaine prochaine. »
- « Je propose que nous nous rencontrions demain pour approfondir ce sujet. »
Cela garantit que même si la conversation est interrompue, elle ne sera pas oubliée et qu’une suite sera donnée à un moment plus approprié.
Conclusion
Mettre fin à une conversation professionnelle indésirable nécessite tact et diplomatie. En reconnaissant la situation, en restant calme et respectueux, et en redirigeant ou en clôturant poliment l’échange, vous maintenez un environnement de travail productif et respectueux. Il est essentiel de se rappeler que chaque conversation, même si elle doit être interrompue, peut être l’occasion de renforcer les relations professionnelles si elle est gérée de manière appropriée.
